W ostatnich miesiącach dużo mówi się o KSeF i jego wpływie na codzienną pracę firm. Jednak od 2026 roku czekają nas również istotne zmiany w JPK VAT, które mogą wymagać przemyślenia sposobu prowadzenia księgowości. Nowe regulacje nie tylko wprowadzają obowiązek raportowania w nowym formacie, ale również zmieniają podejście do dokumentacji i terminów. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania się do nowych wymogów, aby uniknąć błędów i kar.
Co się zmieni w strukturze JPK VAT?
Od 2026 roku JPK VAT zostanie przekształcony w bardziej szczegółowy format. Struktura danych stanie się bardziej rozbudowana, a część informacji, która wcześniej była opcjonalna, będzie obowiązkowa. Firmy będą musiały uwzględniać w raportach dodatkowe pola dotyczące transakcji krajowych i zagranicznych, co pozwoli na szybszą kontrolę podatkową.
Kto będzie zobowiązany do nowych raportów?
Nowe przepisy obejmą praktycznie wszystkie podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT. Dotyczy to zarówno małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji. Obowiązek raportowania w nowym formacie będzie wymagał od działów księgowości większej precyzji w rejestrowaniu faktur oraz ścisłej współpracy z systemami ERP i programami księgowymi.
Jak przygotować systemy księgowe do zmian?
Firmy muszą sprawdzić, czy ich oprogramowanie księgowe umożliwia eksport danych w nowym formacie JPK. Warto przeanalizować:
- kompatybilność z nowymi wymaganiami JPK VAT,
- automatyzację wprowadzania danych,
- możliwość integracji z KSeF i innymi systemami finansowymi.
Dobrze przygotowany system pozwoli uniknąć ręcznego wprowadzania danych i minimalizuje ryzyko błędów w raportowaniu.
Jakie sankcje grożą za nieprzestrzeganie przepisów?
Nieprzekazywanie danych w wymaganym formacie może skutkować nałożeniem kar finansowych. Nowe przepisy przewidują również obowiązek korekty w przypadku stwierdzenia błędów. Dlatego tak ważne jest wczesne wdrożenie odpowiednich procedur i szkolenie zespołów księgowych. Kontrola podatkowa będzie prowadzona bardziej systematycznie, a organy skarbowe zyskają większą możliwość weryfikacji transakcji.
Czy wszystkie faktury będą raportowane?
Od 2026 roku raportowanie obejmie nie tylko standardowe faktury sprzedaży i zakupu. W nowych wymogach JPK VAT znajdą się również faktury korygujące, dokumenty zaliczkowe i transakcje transgraniczne. Oznacza to, że firmy będą musiały dokładnie śledzić każdą operację finansową, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami.
Jak zmiany wpłyną na codzienną pracę działów księgowych?
Codzienna praca księgowych ulegnie zmianie. Będzie więcej obowiązków związanych z kontrolą poprawności danych oraz terminowym przesyłaniem raportów. Wdrożenie nowego JPK VAT może wymagać także aktualizacji procedur wewnętrznych i dodatkowych szkoleń dla zespołów. W praktyce oznacza to większe zaangażowanie w codzienną kontrolę faktur i dokumentów finansowych.
Podsumowanie
Zmiany w JPK VAT, które wejdą w życie w 2026 roku, będą istotnym wyzwaniem dla firm każdej wielkości. Wprowadzenie nowego formatu raportowania, szerszy zakres danych oraz większe wymagania względem dokumentacji wymuszają przygotowanie się już teraz. Dobrze przemyślana organizacja pracy, aktualizacja systemów księgowych i świadome wdrożenie nowych procedur pozwolą sprawnie przejść przez te zmiany i uniknąć problemów z kontrolą podatkową.
Autor: Tomasz Nakrzykowski
