Podatki to nieodłączna część prowadzenia działalności gospodarczej. Wiele firm zastanawia się, czy zawsze istnieje obowiązek podatkowy, nawet gdy nie generują przychodu. Polski system podatkowy nakłada różne formy opodatkowania w zależności od formy prawnej i rodzaju działalności. W artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania o to, kiedy firma musi płacić podatki, a kiedy może być z tego obowiązku zwolniona.
Obowiązek podatkowy dotyczy niemal każdej formy działalności
W Polsce każda firma, bez względu na to, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna czy spółka kapitałowa, podlega przepisom podatkowym. Obowiązek ten może dotyczyć podatku dochodowego, podatku VAT, a także składek ZUS i innych zobowiązań publicznoprawnych. Prowadzenie działalności wiąże się z koniecznością rozliczania się z urzędem skarbowym, nawet jeśli firma nie osiągnęła dochodu.
Nie każda firma zapłaci podatek dochodowy, jeśli nie osiąga zysku. W takim przypadku wykazuje stratę lub zerowy wynik finansowy w zeznaniu rocznym. Mimo to i tak musi złożyć deklarację podatkową w ustawowym terminie. Samo niezapłacenie podatku nie oznacza braku obowiązku wobec fiskusa. Obowiązek deklaracyjny i dokumentacyjny istnieje zawsze, jeśli firma jest zarejestrowana i aktywna.
Również podatek VAT obowiązuje tylko niektóre podmioty. Firmy mogą być zwolnione z VAT przy niskich obrotach, jednak muszą to odpowiednio zgłosić i udokumentować. Gdy firma przekroczy określony próg, staje się czynnym podatnikiem VAT i musi składać miesięczne lub kwartalne deklaracje. Zwolnienie z VAT nie oznacza braku obowiązków ewidencyjnych i raportowych.
Brak przychodu nie zawsze oznacza brak podatków i zobowiązań
Wiele firm na początku działalności lub w okresie zawieszenia nie generuje przychodów. Jednak nawet wtedy mogą występować zobowiązania podatkowe lub inne obowiązki wobec urzędów. Przykładem są składki na ubezpieczenia społeczne. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca opłaca je niezależnie od osiąganego przychodu, chyba że działalność została formalnie zawieszona.
Działalność zawieszona różni się od działalności aktywnej bez przychodów. Przedsiębiorca, który zawiesił działalność w CEIDG, nie musi opłacać składek ZUS ani składać deklaracji podatkowych, o ile faktycznie nie prowadzi działań gospodarczych. Jeśli natomiast działalność nie jest zawieszona, ale firma nie ma przychodów, obowiązek rozliczeń nadal istnieje. Organy podatkowe mogą zażądać wyjaśnień w razie wątpliwości.
W przypadku spółek prawa handlowego sytuacja jest jeszcze bardziej formalna. Spółki z o.o. czy akcyjne muszą składać roczne sprawozdania finansowe do KRS, a także deklaracje CIT. Nawet jeśli nie prowadzą operacyjnej działalności i nie osiągają przychodów, mają obowiązek wykazać ten fakt w dokumentach. Dla urzędów podatkowych nieistotne jest, czy firma była aktywna operacyjnie — liczy się jej status formalny i obowiązki wynikające z przepisów.
Forma prawna firmy wpływa na sposób opodatkowania
Różne formy prawne działalności gospodarczej podlegają różnym zasadom opodatkowania. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą ma do wyboru kilka form opodatkowania: na zasadach ogólnych, liniowo, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych lub kartą podatkową. Każda z nich wiąże się z innymi obowiązkami i poziomem formalności.
Spółki osobowe, takie jak spółka cywilna czy jawna, nie płacą podatku dochodowego jako podmiot. To wspólnicy rozliczają przychody z działalności w swoim zeznaniu rocznym. Obowiązki podatkowe są więc przeniesione na osoby fizyczne. Z kolei spółki kapitałowe, jak spółka z o.o. czy akcyjna, podlegają podatkowi dochodowemu od osób prawnych (CIT). Późniejsza wypłata dywidendy dla wspólników jest dodatkowo opodatkowana podatkiem PIT.
Od formy prawnej zależy także obowiązek płacenia podatku VAT. Niektóre firmy mogą korzystać ze zwolnienia, ale spółki z o.o. często muszą być czynnymi podatnikami VAT już od początku działalności. To samo dotyczy rejestracji do podatku dochodowego oraz obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. W spółkach kapitałowych wymagana jest pełna księgowość, nawet jeśli firma nie generuje żadnych dochodów.
Są wyjątki, ale dotyczą ściśle określonych sytuacji
Chociaż co do zasady każda firma musi rozliczać się z urzędem skarbowym, istnieją wyjątki. Dotyczą one jednak bardzo konkretnych przypadków, które muszą być dobrze udokumentowane. Przykładem jest zawieszenie działalności gospodarczej, które formalnie zwalnia z obowiązku składania deklaracji i opłacania składek ZUS. Warunkiem jest brak prowadzenia jakiejkolwiek działalności w tym czasie.
Innym wyjątkiem jest sytuacja, w której firma zostaje wykreślona z rejestru, a jej działalność zostaje definitywnie zakończona. Wówczas po złożeniu odpowiednich dokumentów końcowych przedsiębiorca nie ma już żadnych obowiązków podatkowych. W praktyce jednak proces zamknięcia firmy również wiąże się z licznymi formalnościami i obowiązkiem rozliczeń końcowych.
Część firm działających w formie organizacji pozarządowych może korzystać z preferencji podatkowych. Dotyczy to np. fundacji lub stowarzyszeń, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Muszą one jednak spełniać bardzo konkretne warunki i prowadzić działalność w ramach celów statutowych. Nawet wtedy nie są całkowicie zwolnione z obowiązków — często muszą składać deklaracje lub raporty do urzędów skarbowych i KRS.
Obowiązki podatkowe trzeba znać i regularnie kontrolować
Brak wiedzy o obowiązkach podatkowych może prowadzić do poważnych konsekwencji. Nawet nieświadome niedopełnienie formalności skutkuje sankcjami finansowymi, a w niektórych przypadkach również odpowiedzialnością karną skarbową. Przedsiębiorca musi regularnie monitorować zmiany w przepisach i dostosowywać do nich sposób rozliczania się z fiskusem.
Dobrą praktyką jest korzystanie z pomocy biura rachunkowego lub doradcy podatkowego. Szczególnie przy bardziej złożonych formach działalności, jak spółki kapitałowe, wsparcie specjalisty jest często niezbędne. Profesjonalne prowadzenie księgowości zmniejsza ryzyko błędów i pozwala uniknąć zaległości podatkowych. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwijaniu firmy.
Niektóre obowiązki pojawiają się sezonowo lub rocznie, jak np. rozliczenie CIT, PIT czy sprawozdania finansowe. Inne, jak VAT czy składki ZUS, są cykliczne i powtarzają się co miesiąc lub kwartał. Każdy przedsiębiorca powinien mieć świadomość harmonogramu zobowiązań podatkowych. Tylko wtedy może uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji związanych z brakiem terminowego rozliczenia.
Autor: Tomasz Nakrzykowski
